Vai contratar um funcionário? A admissão começa antes do primeiro dia de trabalho

Contratar um funcionário é um passo importante para qualquer empresa. Pode representar crescimento, aumento da demanda, expansão da equipe ou melhoria no atendimento ao cliente.

Mas existe um ponto que muitos empresários ainda deixam para a última hora: a admissão precisa ser organizada antes de o empregado iniciar suas atividades.

A contratação de um colaborador envolve planejamento, conferência de documentos, exame admissional, definição correta de cargo, salário e jornada, além do envio das informações aos sistemas oficiais, como o eSocial.

Quando esse processo é feito sem atenção, a empresa pode enfrentar inconsistências, retrabalho, riscos trabalhistas e problemas no cumprimento das obrigações legais.

Por isso, antes de contratar, é essencial contar com a orientação do Departamento Pessoal.

Por que a admissão exige planejamento?

A admissão de um funcionário vai muito além de combinar salário e data de início.

Antes do primeiro dia de trabalho, a empresa precisa organizar uma série de informações que terão impacto direto na folha de pagamento, nos encargos trabalhistas, no contrato, na jornada, nos benefícios e nas obrigações acessórias.

O eSocial, por exemplo, trata a admissão por meio do evento S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador, que registra dados cadastrais e contratuais do vínculo de trabalho. Para empregados, o Manual de Orientação do eSocial informa que o prazo de envio é até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, salvo situações específicas previstas no próprio manual.

Isso significa que deixar para regularizar depois pode gerar problemas.

A admissão deve ser planejada com antecedência para que todas as informações estejam corretas antes do início das atividades.

Contratar primeiro e regularizar depois: qual é o risco?

Muitas empresas, principalmente em momentos de urgência, cometem o erro de colocar o funcionário para trabalhar e só depois providenciar documentos, exame admissional ou envio das informações ao Departamento Pessoal.

Esse tipo de prática pode gerar riscos, como:

• atraso no envio das informações ao eSocial;
• divergência entre data real de início e data registrada;
• ausência de exame admissional antes do início das atividades;
• erro na definição de cargo, salário ou jornada;
• aplicação incorreta de piso salarial;
• inconsistências na folha de pagamento;
• exposição a passivos trabalhistas.

O registro dos trabalhadores é uma obrigação do empregador, podendo ser realizado em livro, ficha ou sistema eletrônico, conforme previsto na legislação trabalhista.

Na prática, quanto mais improvisada for a contratação, maior será a chance de erro.

O que verificar antes da admissão?

Antes de contratar um funcionário, a empresa precisa observar alguns pontos essenciais. Esses cuidados ajudam a garantir uma admissão segura, organizada e em conformidade com as exigências legais.

1. Definição do cargo, salário e jornada

O primeiro passo é definir corretamente qual será a função do empregado.

Isso envolve:

• nome do cargo;
• atividades que serão exercidas;
• salário;
• jornada de trabalho;
• horário de entrada e saída;
• intervalo;
• escala;
• possibilidade de horas extras;
• local de trabalho;
• modalidade presencial, híbrida ou remota, quando aplicável.

Essa etapa é importante porque influencia diretamente o contrato de trabalho, a folha de pagamento, os adicionais, o controle de jornada e a aplicação da convenção coletiva.

Uma função mal definida pode gerar dúvidas, desorganização interna e até questionamentos futuros.

2. Conferência dos documentos do empregado

A documentação do trabalhador precisa ser conferida antes da admissão.

Entre os documentos e informações normalmente solicitados estão:

• CPF;
• RG ou documento oficial com foto;
• Carteira de Trabalho Digital;
• comprovante de endereço;
• dados bancários;
• título de eleitor, quando necessário;
• certificado de reservista, quando aplicável;
• certidão de nascimento ou casamento;
• documentos dos dependentes;
• comprovante de escolaridade, quando necessário;
• informações para vale-transporte;
• dados cadastrais completos.

A conferência evita erros de cadastro, problemas no eSocial e inconsistências na folha de pagamento.

Um CPF incorreto, uma data de nascimento errada ou informações incompletas podem gerar rejeições e retrabalho.

3. Realização do exame admissional

O exame admissional é uma etapa indispensável no processo de contratação.

Ele avalia se o trabalhador está apto para exercer determinada função, considerando as atividades que serão desempenhadas e os riscos ocupacionais envolvidos.

A NR-7, que trata do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, prevê a realização obrigatória de exames médicos ocupacionais, incluindo o exame admissional, e determina que ele seja realizado antes que o empregado assuma suas atividades.

Além disso, para cada exame clínico ocupacional realizado, deve ser emitido o ASO — Atestado de Saúde Ocupacional, com informações como dados do empregado, função, riscos identificados, exames realizados e definição de apto ou inapto.

Portanto, o funcionário deve passar pelo exame antes de começar a trabalhar.

4. Registro antes do início das atividades

A admissão precisa ser registrada corretamente antes do início da prestação de serviços.

Esse registro formaliza o vínculo entre empresa e empregado e serve de base para folha de pagamento, encargos, benefícios, obrigações trabalhistas e informações enviadas ao governo.

No eSocial, o evento S-2200 é o primeiro evento relativo ao vínculo trabalhista, salvo quando houver envio preliminar pelo S-2190. Ele contém informações cadastrais e contratuais do empregado e serve de base para a validação de eventos posteriores, como folha de pagamento e demais movimentações.

Registrar depois pode causar divergências entre a data real de início e a data informada oficialmente.

5. Envio das informações ao eSocial

O eSocial centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Por isso, os dados da admissão precisam ser enviados corretamente e dentro do prazo.

Entre as informações enviadas estão:

• dados do empregador;
• dados do trabalhador;
• data de admissão;
• cargo;
• salário;
• jornada;
• tipo de contrato;
• categoria do trabalhador;
• lotação;
• informações contratuais.

Para empregados, o prazo geral do evento S-2200 é até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, conforme o Manual de Orientação do eSocial.

Esse prazo reforça a importância de antecipar a documentação e evitar contratações de última hora sem suporte do Departamento Pessoal.

6. Verificação do piso salarial e da convenção coletiva

Antes de definir o salário, a empresa precisa verificar a convenção coletiva aplicável.

Cada categoria pode ter regras específicas sobre:

• piso salarial;
• jornada;
• benefícios;
• adicionais;
• banco de horas;
• horas extras;
• intervalos;
• condições especiais de trabalho;
• reajustes salariais;
• contribuições;
• regras para determinadas funções.

Esse cuidado é essencial para evitar pagamento abaixo do piso, aplicação incorreta de benefícios ou descumprimento de regras da categoria.

Muitas vezes, o erro ocorre porque a empresa define o salário apenas com base em negociação direta com o empregado, sem verificar a norma coletiva.

A admissão bem feita protege a empresa

Uma admissão correta não é apenas uma obrigação burocrática.

Ela protege a empresa e o trabalhador.

Quando o processo é bem conduzido, a empresa ganha mais segurança para iniciar a relação de trabalho, evita retrabalho e reduz riscos futuros.

Uma admissão bem feita ajuda a:

• evitar passivos trabalhistas;
• garantir conformidade legal;
• organizar a folha desde o início;
• registrar corretamente o vínculo;
• cumprir prazos do eSocial;
• prevenir erros de salário, cargo e jornada;
• manter documentos em ordem;
• dar mais segurança ao empresário e ao empregado.

Esse cuidado é ainda mais importante para empresas em crescimento, que contratam com frequência ou possuem equipes com diferentes cargos, jornadas e benefícios.

O papel do Departamento Pessoal na admissão

O Departamento Pessoal tem papel estratégico no processo de contratação.

Ele orienta a empresa sobre os documentos necessários, verifica informações, acompanha prazos, organiza o registro, valida dados para o eSocial e ajuda a evitar erros que podem gerar riscos trabalhistas.

Na prática, o Departamento Pessoal atua como uma ponte entre empresa, empregado e obrigações legais.

Ele ajuda a responder perguntas como:

• Qual cargo deve ser informado?
• Qual salário está correto para a função?
• Qual convenção coletiva se aplica?
• O exame admissional já foi realizado?
• A documentação está completa?
• A admissão pode ser enviada ao eSocial?
• A jornada está correta?
• Existem benefícios obrigatórios?
• O início das atividades pode ocorrer nessa data?

Com orientação adequada, o empresário contrata com mais tranquilidade.

Checklist antes de contratar um funcionário

Antes de iniciar uma admissão, verifique:

1. O cargo e as atividades foram definidos?
2. O salário está de acordo com o piso da categoria?
3. A jornada foi corretamente estabelecida?
4. A convenção coletiva foi analisada?
5. Os documentos do empregado foram conferidos?
6. O exame admissional foi realizado?
7. O ASO foi emitido?
8. A data de início foi alinhada com o Departamento Pessoal?
9. As informações foram enviadas ao eSocial no prazo?
10. O contrato e os registros estão organizados?

Se algum desses pontos ainda estiver pendente, a admissão precisa de atenção antes de o empregado começar.

Conclusão: antes de contratar, organize a admissão

Contratar um funcionário é uma decisão importante e precisa ser feita com responsabilidade.

A admissão começa antes do primeiro dia de trabalho, com planejamento, conferência de documentos, exame admissional, registro correto, envio ao eSocial e verificação da convenção coletiva.

Empresas que contratam primeiro e regularizam depois assumem riscos que poderiam ser evitados com orientação adequada.

Por isso, antes de contratar, conte com o suporte do Departamento Pessoal da Dinastia Contábil.

Nossa equipe orienta sua empresa em cada etapa da admissão para que o processo seja feito com segurança, organização e tranquilidade.

Vai contratar um funcionário? Fale com a Dinastia Contábil antes de iniciar o processo.

Perguntas frequentes sobre admissão de funcionários

A empresa pode contratar e regularizar depois?

O ideal é organizar toda a admissão antes do início das atividades. O envio das informações ao eSocial e o exame admissional possuem prazos que devem ser observados antes de o empregado começar.

O exame admissional deve ser feito antes do primeiro dia?

Sim. A NR-7 prevê que o exame admissional deve ser realizado antes que o empregado assuma suas atividades.

Qual evento do eSocial registra a admissão?

A admissão do empregado é registrada, em regra, pelo evento S-2200, chamado Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

O que acontece se os dados forem enviados errados?

Informações incorretas podem gerar rejeições, retrabalho, inconsistências na folha e riscos trabalhistas. Por isso, a conferência dos dados é fundamental.

Preciso verificar a convenção coletiva antes de contratar?

Sim. A convenção coletiva pode definir piso salarial, benefícios, jornada e regras específicas da categoria.