Você tem feito sua parte para o bom andamento da contabilidade da sua empresa?

Manter a contabilidade da empresa em dia não depende apenas do escritório contábil. Para que as informações sejam analisadas corretamente e as obrigações sejam cumpridas dentro do prazo, é fundamental que o empresário ou o setor financeiro envie os documentos necessários com organização e regularidade.

A contabilidade é uma grande aliada da gestão empresarial. Quando os documentos chegam no tempo certo, o contador consegue orientar melhor, evitar erros, reduzir riscos fiscais e entregar informações mais precisas para a tomada de decisão.

Na Dinastia Contábil, estamos preparados tecnologicamente para receber os documentos da sua empresa com segurança, agilidade e organização. Trabalhamos com soluções modernas, como sistemas da Thomson Reuters, além de uma plataforma que permite contato direto com nosso escritório para solicitações, acompanhamento e envio de informações, sem depender exclusivamente de e-mails.

Este artigo é um lembrete importante sobre o que sua empresa deve enviar à contabilidade para manter tudo em conformidade e evitar problemas futuros.

1. Documentos e informações do Departamento Pessoal

As informações da folha de pagamento devem ser enviadas assim que o mês for encerrado, preferencialmente no dia 1º do mês seguinte.

Entre os principais dados estão:

• faltas dos empregados no mês;
• comissões, quando houver;
• horas extras a pagar;
• adiantamentos concedidos aos colaboradores;
• atestados médicos;
• informações sobre férias;
• informações sobre rescisões;
• dados de novas admissões.

Alguns cuidados merecem atenção especial.

Os atestados médicos devem ser enviados sempre para a contabilidade. As férias precisam ser informadas com antecedência mínima de 30 dias e pagas até 2 dias antes do início do descanso. Já as rescisões devem ser comunicadas com antecedência para que todos os cálculos e prazos sejam cumpridos corretamente.

No caso de admissão de novos empregados, a informação deve ser enviada antes do início das atividades, conforme exigências do eSocial.

2. Documentos fiscais

Os documentos fiscais também devem ser enviados logo após o encerramento do mês.

A empresa deve encaminhar:

• notas fiscais de compras para uso, consumo ou imobilizado;
• arquivos XML das notas fiscais de vendas;
• informações sobre notas canceladas;
• informações sobre guias de impostos pendentes;
• notas fiscais de serviços tomados;
• documentos de serviços sujeitos à retenção de impostos.

Os XMLs das notas fiscais de entrada podem, em muitos casos, ser obtidos diretamente nos servidores da SEFAZ. Mesmo assim, é importante que a empresa mantenha controle e acompanhe se todos os documentos foram devidamente registrados.

A ausência de notas, XMLs ou informações fiscais pode gerar erros na apuração de impostos, inconsistências nas declarações e até necessidade de retificação posterior.

3. Documentos contábeis

Para elaboração de balanços, balancetes e relatórios gerenciais, a contabilidade precisa de documentos que demonstrem a movimentação real da empresa.

Entre os principais documentos estão:

• cópias de cheques ou relação de pagamentos;
• extratos bancários e de aplicações financeiras, preferencialmente em formato OFX;
• guias de recolhimento de tributos;
• comprovantes de despesas em geral;
• recibos de aluguel;
• contrato de locação e alterações, se houver;
• posições de contas a pagar;
• posições de contas a receber;
• relação de estoques;
• comprovantes de receitas e despesas pertinentes à empresa.

Despesas com veículos, lanches, refeições, viagens, estadias, manutenção, conservação, material de escritório, informática e outras movimentações precisam estar documentadas.

Essas informações ajudam a contabilidade a elaborar relatórios mais completos e permitem que o empresário acompanhe a saúde financeira do negócio com mais clareza.

O envio em atraso pode gerar problemas

Quando os documentos são enviados fora do prazo, a contabilidade pode precisar retificar declarações já entregues ao Fisco.

Isso pode gerar retrabalho, custos adicionais e, em alguns casos, multas ou questionamentos por parte dos órgãos fiscalizadores.

Por isso, manter uma rotina organizada de envio de documentos é uma forma simples e eficiente de proteger a empresa.

Contabilidade é parceria

O contador é um parceiro estratégico do empresário. Quanto melhor for a comunicação entre empresa e contabilidade, melhores serão as análises, os relatórios e as decisões.

Alguns documentos podem não se aplicar ao seu negócio. Outros podem variar conforme o porte, atividade, regime tributário e estrutura da empresa. Por isso, em caso de dúvida, converse sempre com seu contador.

A Dinastia Contábil está preparada para orientar sua empresa, organizar seus documentos e entregar informações no tempo certo para que você possa tomar decisões com mais segurança.

Informação organizada. Empresa mais segura. Decisão mais inteligente.