Reforma Tributária: cancelamento irregular de nota fiscal pode gerar multa de até 66%

Com a implementação do IBS e da CBS, a emissão de documentos fiscais passa a exigir ainda mais atenção das empresas. A nota fiscal terá papel relevante na apuração dos novos tributos, no registro das operações e na geração de créditos tributários para os adquirentes.

Desde 2026, as empresas precisam adaptar seus sistemas e processos para emitir documentos fiscais eletrônicos com o destaque individualizado da CBS e do IBS, conforme os respectivos leiautes e notas técnicas.

Nesse novo cenário, aquele procedimento comum de cancelar uma nota e emitir outra poderá gerar riscos significativos quando realizado fora do prazo ou depois da ocorrência do fato gerador.

Quais são as multas previstas?

A Lei Complementar nº 214/2025, atualizada pela Lei Complementar nº 227/2026, estabelece penalidades específicas para o cancelamento irregular de documentos fiscais ou de informações eletrônicas relacionadas ao registro da operação.

As multas previstas são:

Cancelamento após a ocorrência do fato gerador

Multa correspondente a 66% do valor do tributo de referência.

Cancelamento após o prazo previsto na legislação tributária

Multa correspondente a 33% do valor do tributo de referência.

Isso significa que cancelar uma nota fiscal fora das condições permitidas poderá deixar de ser apenas uma correção operacional e se transformar em um problema financeiro para a empresa.

O que é a ocorrência do fato gerador?

Como regra geral, o fato gerador do IBS e da CBS ocorre no momento do fornecimento do bem ou do serviço, inclusive nas operações de execução continuada ou fracionada. A legislação também apresenta regras específicas para determinados tipos de operação.

Na prática, quando a mercadoria já foi fornecida ou o serviço já foi prestado, o simples cancelamento do documento fiscal pode não ser o procedimento adequado.

Por isso, antes de cancelar uma nota, será necessário analisar:

• se a operação realmente ocorreu;

• se o prazo de cancelamento ainda está aberto;

• qual tipo de documento foi emitido;

• qual procedimento de correção é permitido pela legislação;

• se o destinatário já utilizou ou poderá utilizar créditos de IBS e CBS.

A multa não é calculada diretamente sobre o valor da nota

Um dos pontos que mais exige atenção é a expressão “tributo de referência”.

Os percentuais de 33% e 66% não representam, necessariamente, uma multa calculada diretamente sobre o valor total da nota fiscal ou sobre o imposto efetivamente recolhido na operação.

Para 2026, a legislação estabelece parâmetros próprios para o cálculo do tributo de referência: 6% do valor da operação para a CBS e 12% para o IBS. Nos anos seguintes, a forma de cálculo será ajustada de acordo com o período de transição e as alíquotas de referência aplicáveis.

A legislação também determina que essa referência poderá ser utilizada mesmo em operações imunes, isentas, com alíquota zero, alíquota reduzida, redução de base de cálculo, diferimento ou suspensão.

Portanto, uma operação que tenha uma carga tributária efetiva reduzida poderá apresentar uma base de referência diferente para fins de aplicação da penalidade.

Existe um tratamento específico durante 2026

Embora as novas penalidades já estejam previstas, a legislação instituiu uma regra de regularização para o período de transição de 2026.

Caso seja lavrado um auto de infração por descumprimento das obrigações acessórias previstas no artigo 341-G, o contribuinte deverá ser intimado para corrigir a situação no prazo de 60 dias. Quando a intimação for atendida, a penalidade será extinta.

Essa previsão reforça o caráter de adaptação do ano de 2026, mas não elimina a necessidade de rever processos. As empresas devem aproveitar esse período para corrigir falhas, ajustar sistemas e preparar suas equipes para o avanço da transição tributária.

Cancelar ou corrigir a nota fiscal?

Nem todo erro exige o cancelamento do documento.

Dependendo do tipo de nota, da natureza do erro e das regras aplicáveis, a correção poderá ocorrer por meio de:

• nota fiscal de substituição;

• Carta de Correção Eletrônica, quando permitida;

• documento fiscal complementar;

• documento fiscal de ajuste;

• devolução da operação;

• outros procedimentos previstos na legislação.

A escolha do procedimento incorreto também pode gerar divergências na escrituração, na apuração do IBS e da CBS e nos créditos do cliente.

Por isso, a decisão de cancelar, substituir ou complementar um documento deve ser tomada com orientação contábil e tributária.

Como as empresas podem reduzir os riscos?

O primeiro passo é abandonar a ideia de que a emissão da nota fiscal é apenas uma tarefa administrativa. Com a Reforma Tributária, esse processo estará ainda mais conectado à apuração dos tributos e aos créditos de toda a cadeia.

Algumas medidas importantes são:

Revisar o cadastro de produtos e serviços

Descrições, classificações, alíquotas, códigos fiscais e demais informações precisam estar corretamente configurados no sistema.

Criar uma conferência antes da emissão

Dados do cliente, valores, condições comerciais e informações tributárias devem ser revisados antes da autorização da nota.

Controlar os prazos de cancelamento

A empresa deve conhecer os prazos aplicáveis a cada documento e estabelecer responsáveis pelo acompanhamento.

Definir procedimentos para cada tipo de erro

A equipe precisa saber quando utilizar cancelamento, substituição, carta de correção, devolução ou documento complementar.

Integrar os setores envolvidos

Comercial, faturamento, financeiro, logística e contabilidade devem trabalhar com informações alinhadas.

Treinar a equipe

Os profissionais responsáveis pela emissão precisam compreender que erros fiscais poderão afetar tanto a empresa quanto os créditos tributários dos clientes.

Emitir corretamente será cada vez mais importante

A Reforma Tributária torna a qualidade das informações fiscais ainda mais relevante. O hábito de emitir rapidamente e corrigir depois tende a representar um risco maior para as empresas.

Mais do que nunca, será necessário conferir os dados antes da emissão, acompanhar os prazos e utilizar o procedimento correto quando alguma informação precisar ser ajustada.

A Dinastia Contábil acompanha as mudanças da Reforma Tributária e pode auxiliar sua empresa na revisão dos processos fiscais, na preparação dos sistemas e na adequação das rotinas de emissão de documentos.