Inventário físico e contagem de estoque: como preparar o balanço de 2026

Por Rodrigo Valadão, contador, perito e sócio da Dinastia Contábil.

O estoque costuma representar uma parcela relevante do patrimônio das empresas comerciais e industriais. Quando a quantidade física não corresponde ao sistema, o balanço pode apresentar ativos superavaliados, margens artificiais ou despesas reconhecidas incorretamente. O fechamento começa antes de 31 de dezembro.

Por que contar fisicamente os produtos?

A conferência física identifica mercadorias danificadas, vencidas, perdidas, obsoletas, produtos cadastrados em duplicidade e movimentações não registradas. Contagem não é apenas gerar relatório do ERP: é confrontar o que está nas prateleiras ou depósitos com o que deveria existir.

As diferenças precisam de investigação documental: notas de entrada pendentes, devoluções, transferências entre unidades, mercadorias de terceiros, remessas, perdas e ajustes. O tratamento contábil e fiscal não deve ser escolhido apenas para fazer os saldos fecharem.

Qual é o impacto no custo das mercadorias vendidas?

Uma relação gerencial comum é CMV = estoque inicial + compras líquidas e custos apropriáveis − estoque final, ajustada conforme a natureza da operação. Exemplo: estoque inicial de R$ 300 mil, entradas líquidas e custos apropriáveis de R$ 800 mil e estoque final de R$ 250 mil levam a um CMV de R$ 850 mil.

Se o estoque final real for R$ 220 mil, o CMV sobe para R$ 880 mil. A diferença de R$ 30 mil muda a margem e o resultado. O inventário não pode ser ajustado sem documento comprobatório e classificação correta da ocorrência.

Como realizar a contagem com rastreabilidade

Organize equipes, endereçamento de depósitos, etiquetas, unidades de medida e uma data de corte. Em operações maiores, faça contagem cega (sem revelar previamente as quantidades do sistema), reconte divergências e registre quem contou, conferiu e aprovou os ajustes.

Mercadorias em trânsito, consignação, industrialização por encomenda, terceiros e filiais merecem critérios explícitos. Um item pode estar fora do estabelecimento e ainda pertencer à empresa, ou estar fisicamente no depósito sem integrar seu estoque próprio.

Valor contábil não é simplesmente preço de venda

Na contabilidade, a mensuração dos estoques deve observar as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis, especialmente a NBC TG 16, que trata de custo e valor realizável líquido. A existência de mercadoria avariada ou sem perspectiva de venda pode demandar análise de perda de valor.

A composição do custo de aquisição e produção, critérios de custeio permitidos e recuperação de tributos devem ser revisados por profissional contábil. O preço do produto na etiqueta não equivale automaticamente ao valor que irá para o balanço.

Integração com SPED, ECF e DEFIS

Conforme o regime e a atividade, as informações de estoque podem impactar EFD ICMS/IPI, ECD, ECF, DEFIS e outros controles. Não existe uma obrigação idêntica para todas as empresas. O Bloco H da EFD tem hipóteses e prazos próprios e também pode ser exigido em situações especiais, como alteração do regime de ICMS-ST.

A contagem preparatória em novembro é uma boa prática, mas não substitui o inventário na data-base fiscal ou contábil exigida. Quando a contagem ocorrer antes do encerramento, todas as entradas e saídas até 31/12 devem ser controladas para recomposição do saldo final.

O que sua empresa deve fazer agora?

• Definir responsável, calendário de contagem e data de corte.
• Conferir NCM, unidades de medida, cadastro, localizações e mercadorias de terceiros.
• Investigar divergências com XMLs, movimentações, devoluções e documentos internos.
• Recalcular CMV e avaliar perdas e obsolescência com a contabilidade.
• Verificar obrigações aplicáveis de inventário e reconciliar os saldos de 31/12/2026.

Perguntas frequentes

É obrigatório contar o estoque em novembro?

Não há regra universal que determine contagem em novembro. É uma medida preparatória; a data-base deve atender às obrigações e ao fechamento da empresa.

Estoque errado afeta o lucro?

Sim. Um estoque final incorreto pode distorcer o CMV, o patrimônio e o resultado contábil.

Toda empresa entrega estoque no mesmo arquivo fiscal?

Não. As obrigações dependem de regime tributário, atividade, inscrição estadual e eventos específicos.

Posso usar somente o relatório do sistema como inventário?

O relatório é importante, mas deve ser testado contra quantidades físicas e documentos, com ajustes formalmente justificados.

Conclusão

O planejamento antecipado, a documentação das decisões e a integração entre gestão, contabilidade e departamento pessoal são fatores essenciais para diminuir riscos e dar previsibilidade à empresa. Em Goiânia, a Dinastia Contábil apoia empresários na interpretação das regras e na organização de suas rotinas, com avaliação individual de cada caso.

Dinastia Contábil — fazendo seu negócio ser próspero.

CRC GO 1826-O

Fontes oficiais

• Conselho Federal de Contabilidade — normas brasileiras
• Receita Federal — Sistema Público de Escrituração Digital
• Secretaria da Economia de Goiás — inventário e Bloco H

Conteúdo informativo, atualizado conforme as fontes disponíveis em 19 de outubro de 2026. Regras e entendimentos podem ser alterados por normas posteriores. A aplicação depende do enquadramento, da convenção coletiva, do município, do estado e das circunstâncias de cada contribuinte ou empregador.