Como Fazer a Estruturação Correta da Escrituração Contábil Digital?

Por Rodrigo Valadão, contador, perito contador e sócio do escritório Dinastia Contábil.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma das principais obrigações acessórias no ambiente do SPED. Empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, em sua maioria, devem transmitir essa escrituração à Receita Federal. Mas você sabe como estruturar corretamente a ECD e evitar problemas futuros?

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O que é a ECD?

A ECD substitui a escrituração em papel dos livros contábeis: Diário, Razão e seus auxiliares. Ao transmitir esse arquivo digital, a empresa cumpre obrigações fiscais e proporciona mais transparência nas suas movimentações financeiras.

Passo a Passo para Estruturar a ECD de Forma Correta

1. Organize a Documentação Contábil

Tudo começa com uma base sólida. Separe todos os documentos de receita, despesa, folha de pagamento, movimentações bancárias e demais comprovantes que impactam na contabilidade. Sem isso, não há escrituração precisa.

2. Use um Sistema Contábil Integrado

A utilização de um sistema contábil que permita a integração com o SPED facilita a geração correta do arquivo da ECD. Ele também ajuda a evitar erros e inconsistências nos dados contábeis.

3. Elabore os Livros Contábeis com Rigor

Prepare os livros Diário e Razão com todos os lançamentos contábeis, obedecendo aos princípios da contabilidade e à legislação vigente. Revise os saldos e verifique se todos os lançamentos estão devidamente classificados.

4. Gere o Arquivo da ECD no Layout da Receita

A Receita Federal disponibiliza um layout específico para a ECD. O arquivo deve seguir esse padrão para ser aceito pelo Programa Validador e Assinador (PVA).

5. Valide e Assine o Arquivo Digital

Depois de gerar o arquivo, valide tudo no PVA e, em seguida, assine digitalmente com um certificado e-CNPJ. Esse processo garante autenticidade e integridade ao documento transmitido.

6. Transmita a ECD e Guarde o Recibo

Após a transmissão, guarde o recibo de entrega e o arquivo digital por, no mínimo, cinco anos. A Receita pode solicitar essa documentação a qualquer momento.

Erros Comuns na Estruturação da ECD

• Lançamentos sem histórico descritivo;
  
  
• Saldos iniciais ou finais inconsistentes;
  
  
• Descompasso entre contabilidade e declarações fiscais;
  
  
• Ausência de assinaturas digitais obrigatórias.

Evitar esses erros é essencial para manter a conformidade fiscal da empresa.

Conclusão

A estruturação correta da ECD exige atenção, conhecimento técnico e disciplina nos processos contábeis. Um erro nessa etapa pode gerar sérios problemas com o Fisco. Por isso, investir em tecnologia e contar com o apoio de um contador experiente faz toda a diferença.

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